Suomessa toimii tällä hetkellä kuusi ns. ulkopuolista Green Key -auditoijaa. Yksi heistä on Päivi Suutari, jonka auditointimatka suuntautuu useimmiten Uudellemaalle, Hämeeseen tai Kainuuseen. Päivi kertoo siitä, mitä hänen työhönsä auditoijana kuuluu.
Ennen auditointia
Me auditoijat saamme aina vuoden lopussa tiedoksi seuraavan vuoden jatkoauditointikohteet, ja uusien kohteiden auditointitoimeksiantoja vastaanotamme Going Greeniltä yksittäin vuoden kuluessa. Tuomaristopäivät rytmittävät auditointityötä.
Tapanani on orientoitua auditoitaviin kohteisiin tutustumalla niiden nettisivuihin jo paljon ennen hakemukseen perehtymistä. Saan yleiskäsityksen yrityksen toiminnasta ja toimintaympäristöstä sekä siitä, missä vastuullisuusasioissa mennään. Lisäksi hahmotan auditoinnin kestoa ja laajuutta.
Omilla nettisivuillani ohjeistan varaamaan auditointiajan heti, kun yritys saa siihen luvan. Etenkin 2–3 viikkoa ennen tuomaristopäivää on aina ruuhkaa. Ulkopuolisena auditoijana teen myös paljon muuta kuin Green Key -auditointeja, joten mitä aiemmin auditointi sovitaan, sen joustavammin pystyn tarjoamaan ajan. Ajattelen, että ajoissa sovittu päivä antaa myös yritykselle selkeän kiintopisteen hakemuksen tekoon.
Auditoinnin lähestyessä teen tarvittavat matkavaraukset ja käyn ajoittain hakualustalla vilkaisemassa, missä vaiheessa tulevien auditointikohteideni hakemusten täyttö on. Varsinaisesti perehdyn hakemukseen kuitenkin vasta sen jälkeen, kun olen saanut kuittauksen Going Greeniltä.
Hakemuksen läpikäyntiin käytettävä aika vaihtelee, mutta aina puhutaan useista tunneista. Pyrin hahmottamaan itselleni auditointikeskustelun kulkua ennakkoon sen mukaan, mistä kriteereistä minulla herää kysymyksiä ja mihin osa-alueisiin katson tarvittavan eniten aikaa. Teen taustatyötä ja laadin listan auditointikierroksella todennettavista pistekriteereistä. Usein tutustun myös yrityksen some-viestintään.
Käyn hakemuksen vielä uudelleen läpi auditointia edeltävänä päivänä. Majoitusliikkeissä suosin aamupäiväauditointeja, koska silloin pääsen näkemään aamiaisen. Ravintolat-kategorian kohteisiin menen usein juuri ennen lounaan päättymistä, jolloin ehdin vielä näkemään sen. Auditointi voidaan sitten aloittaa kiireisen lounasajan jälkeen.
Auditoinnin aikana
Jokainen auditointi on yksilöllinen, enkä koskaan voi etukäteen tietää, millaiseen tilanteeseen auditoijana astun. Joskus auditointikeskusteluun osallistuu Green Key -lähettilään lisäksi johdon edustaja ja jokaisen osaston päällikkö. Toisinaan taas he kaikki ovat yrityksessä yksi ja sama henkilö. Itse pidän erityisen olennaisena johdon sitoutumista vastuullisuustyöhön, sillä se mahdollistaa kehittämisen koko organisaation arjessa.
Yllätykset kuuluvat auditoijan elämään. Joskus käy niin, että hakemus on laadittu “rimaa hipoen”, mutta paikan päällä toiminta osoittautuukin tosi upeaksi. Välillä – onneksi erittäin harvoin – voi tapahtua myös toisin päin: esimerkiksi taidokkaasti laaditulle vastuullisuussuunnitelmalle ei löydykään vielä riittävästi katetta käytännössä. Tämänkin vuoksi auditoinnin ja tuomaristopäivän välissä on syytä olla riittävästi aikaa.
Auditoinnin jälkeen
On tavallista, että auditointikeskustelussa ja -kierroksella nousee esille yksittäisiä asioita, jotka tulee täydentää tai saattaa kuntoon ennen tuomaristopäivää. Kommentoin ja ohjeistan sellaiset kriteerikohdat alustalle ja laadin auditointiraportin. Tehtäväni on omalta osaltani varmistaa, että tuomaristopäivään mennessä kohteessa on tehty kaikki mahdollinen kriteerien täyttämiseksi.
Me ulkopuoliset auditoijat osallistumme tuomariston kokouksiin ja kysymme tuomariston kantaa epäselviin tai tulkinnanvaraisiin tapauksiin. Green Key -tuomariston asiantuntemus on uskomattoman syvä ja laaja-alainen. Ajattelen, että tuomariston kokoonpano ja kokouskäytäntö ovat tärkeä osa Green Key -ohjelman omaa vastuullisuutta.
Lopuksi
Auditoijana minulle on tärkeää, että Green Key on sertifikaattina läpinäkyvä. Kriteerit ja niiden selitteet, hinnat, sertifioidut kohteet ja myöntämispäätökseen osallistuvat henkilöt ovat avoimesti kaikkien nähtävillä. Auditoinnit tehdään kansainvälisen ohjeistusten mukaisesti, ja auditoijan auditointioikeudet ovat voimassa aina kaksi vuotta kerrallaan.
Meiltä auditoijilta edellytetään eettisyyttä myös auditointikohteiden vastaanottamisessa. Vaikka auditoin myös Green Activities -kohteita, en esimerkiksi auditoi poro- tai huskytiloja. Katson, että ammatillinen taustani ei ole soveltuva niiden auditoimiseen. On selvää, että kieltäydyn myös kohteista, joiden auditoinnissa voisi olla eturistiriitoja.
Auditointitilanne voi tuntua etenkin ensikertalaiselle Green Key -lähettiläälle jännittävältä, mutta haluan aina muistuttaa, että me ihmiset tässä teemme yhdessä töitä kestävämmän matkailuliiketoiminnan eteen.
Kiitos, että olet tärkeällä panoksellasi mukana tässä työssä, Green Key -lähettiläs!
Päivi Suutari
